秘書は、企業や団体の幹部が職務に専念できるように、様々な補佐業務を担当する重要な職種です。秘書と上司との関係は、秘書業務の遂行・処理に大きな影響を与えるため、秘書のプロ意識を高めることが重要です。この記事では、秘書の種類、役割、プロ意識の向上策などについて解説します。
秘書の種類と割合
欧米企業で多く見られる「個人つき秘書」は18.3％、日本の大企業で多い「グループ秘書」(秘書室や秘書課に所属してグループ単位で上役を補佐)は20.0％で、兼務型秘書が5割を占めており、特に中小企業(日本企業の99.2%を占める)ではこの傾向が顕著です。また、性別比率は男性:女性=1:3で、グループ組織において男女の役割分業が存在する日本的経営の特徴が見られます。
秘書の基本的役割
秘書の基本的な役割は、企業や団体の幹部が職務に専念できるよう、郵便物・FAX・電子メールの処理など多岐にわたる補佐業務を担当することです。基本的に幹部よりも早く出勤し、業務準備を行います。トップの複雑な人間関係の調整役を担う重要な機能を持つことも特徴です。
秘書と上司の関係の特徴
秘書と上司との関係は、秘書業務の遂行・処理に大きな影響を与えることが複数の研究で確認されています。秘書の機能は「上司のニーズに直接応えられる補佐機能(付随的補佐)」と「秘書自らが補佐活動を創造する機能(主体的補佐)」の2つに大別されます。秘書は「直接介助する上司を特定できる」ことが特徴であり、この一点集中型の関係が秘書職の特殊性となっています。
経験年数による関係の変化
経験を積むにつれ、上司個人の現金出納などの機密性の高い業務を担当する機会が増加します。業務の頻度や内容が経験年数に応じて変化し、信頼関係の構築が重要な要素となります。担当する上司、所属する会社や部署による影響が、年齢や経験年数によるものよりも大きいことが指摘されています。
秘書のプロ意識とキャリア形成
秘書のプロ意識を高めるためには、経験に応じて段階的に責任のある高度な仕事に従事させることが重要です。上司が意識的に声かけし、コミュニケーションを図ることが職場満足度向上に寄与します。社内の親睦を深める行事を定期的に実施することで、組織全体の一体感を醸成することができます。
プロ意識の向上策
プロ意識の向上策として、経験に応じて段階的に責任のある高度な仕事に従事させることが挙げられます。また、上司が意識的に声かけし、コミュニケーションを図ることが重要です。社内の親睦を深める行事を定期的に実施することで、組織全体の一体感を醸成することができます。
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日本型秘書制度の特徴と課題
日本型の秘書制度には、グループ組織での秘書業務が特徴的です。日本的経営の特徴を反映し、意思決定の迅速化と責任の明確化に寄与します。しかし、少子高齢化と生産年齢人口減少の影響で、質の高い秘書人材の確保・育成が企業の重要課題となっています。
最新の取り組み事例
一部の企業では、毎週全社員が30分程度の1on1を上長と行い、キャリア形成についての対話を促進しています。また、個人のWILL(キャリア希望)を起点にしたチャレンジを組織内で常に促す仕組みを構築しています。プロフェッショナル人材の採用を通じて「攻めの経営」への転換を図る企業も増加しています。
結論
秘書は、企業や団体の幹部が職務に専念できるように、様々な補佐業務を担当する重要な職種です。秘書と上司との関係は、秘書業務の遂行・処理に大きな影響を与えるため、秘書のプロ意識を高めることが重要です。経験に応じて段階的に責任のある高度な仕事に従事させることが重要であり、上司が意識的に声かけし、コミュニケーションを図ることが職場満足度向上に寄与します。また、秘書に関する情報を探している場合は、DMMのジャンル検索が参考になるかもしれません。
